EL MEMORÁNDUM
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORÁNDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándum, Memorandos o Memorándumes).
En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
Los elementos de memorándum son los siguientes:
Membrete
La palabra memorándum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORÁNDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
Nombre(s) de a quien se dirige
Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)
EJEMPLOS
MEMORÁNDUM
A: (LISTA DE DISTRIBUCIÓN)
DE: (ALTO CARGO DIRECTIVO)
ASUNTO: POLÍTICA DE USO DE MATERIAL PROTEGIDO POR DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL
FECHA: (INSERTAR)
La finalidad de este memorándum es recordarle la política de (empresa) relativa al uso y tráfico de material protegido por derechos de propiedad intelectual en las computadoras, redes y medios informáticos de (empresa).
El uso y la copia no autorizados de material protegido por derechos de propiedad intelectual son ilegales y pueden exponerle a usted y a (empresa) a responsabilidad civil y penal según la legislación vigente en nuestro país. Esto afecta a todo tipo de material protegido por derechos de propiedad intelectual, entre los que se encuentran música, películas, juegos, programas informáticos y otras obras.
Los empleados no deben introducir material protegido por derechos de propiedad intelectual en las computadoras, redes o medios informáticos pertenecientes a (empresa). Asimismo, los empleados tampoco podrán poner en Internet material protegido por derechos de propiedad intelectual sin la autorización del titular de los derechos, ni participar en actividades como el “intercambio de archivos” entre computadoras (peer-to-peer) que son susceptibles de promover o llevar a una vulneración de los derechos de propiedad intelectual. Los empleados tampoco podrán utilizar los recursos de (empresas) para copiar o reproducir cd o archivos de música u otros materiales protegidos por los derechos de propiedad intelectual.
Se adjunta la política específica de (empresa) acerca de la utilización del material protegido por derechos de propiedad intelectual, en la que se incluyen posibles medidas disciplinarias en caso de incumplimiento de dichas normas. (Encargado del Cumplimiento) llevará a cabo auditorio regular en todas las computadoras y redes de (empresa) para garantizar el cumplimiento de esta política y, si fuera necesario, eliminar los archivos no autorizados si usted no lo ha hecho aún.
Ante cualquier duda, por favor póngase en contacto con (Encargado del cumplimiento).
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